As funções de um contador não se limitam a apurar os impostos e manter a contabilidade em dia, o contador deve contribuir com todas as áreas da empresa com o objetivo de oferecer ao empresário as ferramentas necessárias para a preservação do seu patrimônio e a gestão dos negócios.
Ele deve ter informações que lhe ofereça condições para avaliar o desempenho e os resultados da empresa, não só da apuração dos resultados mensais, mas de que maneira ele foi alcançado.
Na maioria dos casos o contador está preparado para auxiliá-lo na definição de seu negócio como também nas decisões diárias, mas não deixe a decisão que é sua para o contador, saiba o que é necessário solicitar ao seu contador para a correta tomada de decisão.
Vamos fazer algumas colocações para o pequeno empresário que depende totalmente de um contador ou escritório de contabilidade para manter sua empresa dentro da lei e rentável:
– Certifique-se mensalmente se os livros fiscais foram escriturados e os impostos calculados e recolhidos dentro dos prazos especificados pelos órgãos governamentais federal, estadual e municipal se for o caso.
– Guarde as originais destes impostos em arquivo em separado e de fácil acesso na empresa, pois quando da fiscalização tenha-os em mãos.
– Solicite mensalmente o volume de compras e o estoque atualizado em quantidades e valor, este será o seu termômetro para novas compras ou atender aos pedidos extras.
– Solicite da mesma forma o volume de vendas e o estoque em quantidades e valor, que lhe servira de parâmetro para planejar sua produção, vendas ou serviços.
– Solicite um fluxo de caixa (entradas e saídas de dinheiro), com saldo bancário diário, para não ter surpresa; este fluxo de caixa deve estar detalhando nas entradas as duplicatas a receber em carteira, como também os pedidos de vendas já fechados, mas ainda não faturados; nas saídas devem estar relacionados por tipo de pagamento ou despesa, (ex: Fornecedores, Folha de Pagamento, Encargos, Impostos, Empréstimos, Outras despesas, etc.)
. Solicite mensalmente um balancete contábil, ou uma previsão mais perto da realidade, (Vendas, menos impostos, menos custo das mercadorias vendidas, menos despesas,) para saber o lucro do mês, isto vai–lhe dar um parâmetro, para verificar se o seu preço de venda foi calculado corretamente ou se suas despesas não estão além do planejado.
– Com estas informações em mãos, sente-se com seu contador ou reúna-se uma vez por mês com o escritório de contabilidade para avaliação do desempenho do mês, comparando sempre com meses anteriores.
O que você vai analisar?:
– Comece pelas vendas, se foram suficientes para cobrir os gastos do mês ou se há necessidade de incrementá-las;
– Verifique também se você não está vendendo sómente produtos de baixa lucratividade, talvez necessite forçar a venda de produtos mais rentáveis, o contador poderá lhe ajudar a identificar esses produtos.
– Depois passe a analisar o custo dos produtos vendidos, se as matérias primas, as mercadorias ou os serviços não subiram, se a folha de pagamento da fábrica continua a mesma, ou se os gastos gerais de fabricação não se alteraram, também aqui a ajuda do contador é fundamental.
– Em seguida passe a analisar as despesas administrativas e comerciais, iniciando-se pela folha de pagamento que normalmente é a maior incidência, tanto para a indústria como para o comércio, as outras despesas administrativas menores também devem ser controladas.
– Outro item importante a analisar é o lucro final já abatido do imposto de renda e da contribuição social, neste caso o contador deverá verificar se a opção feita pelo regime tributário do Lucro Presumido ou pelo Lucro Real é a mais apropriada para que se pague menos imposto, se isto não for verificado e corrigido dentro dos prazos permitidos pela legislação, você poderá estar perdendo dinheiro
Note como você pode exigir mais de seu contador ou escritório de contabilidade, além de outros controles e informações necessários, como uma Previsão Orçamentária Anual (Lucros e Perdas), implantação de controles administrativos para melhores decisões, um PCP (Planejamento e Controle de Produção), um Controle de Estoques, etc.
Cobre mais destes profissionais eles são treinados para ajudá-lo e assessorá-lo no seu negócio, este pequeno custo vai lhe trazer grandes benefícios.
